Inilah cara ideal untuk urusan Surat-Menyurat

Inilah cara ideal untuk urusan Surat-Menyurat

Urusan surat-menyurat adalah kebutuhan. Surat-menyurat dibutuhkan pada umumnya untuk menyampaikan informasi, baik itu kepada pihak yang dituju, atau sebagai bukti tertulis, atau tujuan yang lainnya. Jenis Surat juga terbagi berdasarkan wujud surat, pembuatan surat, pesan/maksud surat, keamanan pesan surat, ruang lingkup surat, pihak yang dituju, penyelesaian surat ataupun secara umum. Namun dari jenis-jenis itu mana yang akan digunakan sesuai tujuan dan kebutuhan kita untuk apa kita mengirim surat tersebut.
Misalnya, surat dari suatu instansi yang ditujukan ke seseorang atau instansi lainnya gunakan surat resmi/formal. Atau surat berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat surat maka gunakan memo.

Lalu bagaimana idealnya untuk Surat-menyurat?

Ada tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu:

I. Menulis Surat

Syarat Menulis Surat yang baik adalah,

  1. Jenis surat disesuaikan dengan kebutuhan.
  2. Membuat konsep. Pembuatan konsep menghindari & mengurangi terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan.
  3. Maksud surat jelas dan sesuai dengan tujuan surat tsb ditulis. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama. Dan tidak mengandung makna ganda
  4. Sederhana dan Efektif
  5. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
  6. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan
  7. Mereview ulang surat yang sudah ditulis

Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:

  1. Mudah dimengerti oleh Artinya disesuaikan dengan kemampuan pemahaman dari pembaca.
  2. Sopan. Bagaimanapun kondisinya, siapapun yang menulis surat, apapun jenis suratnya, harus menggunakan bahasa yang sopan.
  3. Mengutamakan sama derajat. Artinya manusiawi atau memanusiakan pembaca surat tersebut. Tidak merendahkan, walaupun itu dari seorang yang lebih tinggi jabatannya.
  4. Tegas, Jujur dan tidak terdapat
  5. Jelas antara penulisan dan makna/maksud

Bagaimana tanggapan pembaca surat adalah Bagaimana surat yang kita tulis. Misalnya, surat yang kita tulis jelas maksudnya dan mudah dipahami, maka akan mudah dan lebih cepat ditanggapi. Jika surat yang kita tulis menggunakan bahasa yang kurang sopan, maka perhatian/penghargaan pembaca surat akan kurang juga. Oleh karena itu, maksimalkan surat yang kita tulis.

II. Surat Keluar

Setelah surat yang ditulis sudah dimaksimalkan, maka selanjutnya adalah mengirim/menyampaikan surat tersebut kepada pembacanya.

Beberapa hal yang harus diperhatikan saat mengirim/menyampaikan surat.

  1. Mengarsipkan surat yang keluar. Setiap surat yang akan dikirimkan minimal dibuat dua rangkap atau digandakan, yang satu untuk dikirimkan, dan yang satu lagi sebagai arsip.
  2. Tujuan alamat surat jelas dan mudah untuk disampaikan ke tujuan surat tsb.
  3. Packing yang mantap. Packing surat yang akan dikirimkan menggunakan amplop/sejenisnya dan jangan lupa packing terluar dibungkus dengan plastik agar tidak rusak apabila terkena air. Jika surat tidak dilipat karena sesuatu hal, seperti ada lampiran sertifikat, ijazah atau yang lainnya, maka masukkan dalam map atau folder terlebih dahulu. Jika surat bersifat rahasia, berilah segel tambahan.
  4. Pilih media pengiriman sesuai kebutuhan. Misalnya melalui kurir, atau orang pribadi, atau elektronik spt e-mail. Pastikan aman dan tepat kapan surat akan diterima.
  5. Mencatat/mendaftar surat yang keluar.
  6. Follow-up/tindak lanjut surat yang dikirimkan. Misalnya anda mendapat tugas dari atasan anda untuk mengirimkan sebuah surat. Bagaimana tugas tsb dikatakan ‘selesai’? Apakah setelah mengirimkan surat ke kurir dan menerima bukti pengiriman? Selesainya tugas kita tersebut bukan mengantarkan ke kurir Tetapi harus mengkonfirmasi “Apakah suratnya sudah sampai kepada alamat yang dituju?”, “Apakah orang yang dituju sudah membaca surat tersebut?” Belum selesai, apabila surat telah sampai atau terdapat kendala, maka harus meng-update kepada atasan anda apa yang sudah selesai atau apa yang terjadi.

III. Surat Masuk

Hal penting dalam menerima dan mengelola surat yang masuk, yaitu:

  1. Memastikan tujuan alamat surat benar. Jika salah, maka mengembalikan surat tersebut ke kurir atau langsung ke penulis surat, atau ke tujuan alamat yang benarnya.
  2. Mengklarisifikasi dan mencatat/mendaftar surat yang masuk.
  3. Mensortir surat yang masuk sesuai waktu, atau kepentingan, atau yang lainnya yang dibutuhkan.
  4. Follow-up/tindak lanjut surat yang masuk bisa dilakukan dengan berbagai cara bisa membalas surat, melakukan tindakan dari maksud surat, yang sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan dari kita yang menerima surat dan penulis surat.