Pentingnya Manajemen Dokumen Di Era Digital

Penetrasi digital di industri keuangan menuntut para pemangku kepentingan di industri ini untuk terus bertransformasi. Salah satunya adalah dalam hal pengarsipan dokumen. Diperlukan digitalisasi dalam pengelolaan dokumen demi memudahkan industri keuangan menelusuri aktivitas keuangannya.

Hal itu menjadi pembahasan dalam Seminar Nasional Kearsipan dengan tema Peran Strategis “Manajemen Dokumen di Era Digital” yang diselenggarakan di Menara Radius Prawiro, Bank Indonesia, Jakarta, Selasa (5/12).

Menurut Deputi Komisioner Manajemen Strategis dan Logistik Otoritas Jasa Keuangan (OJK) Anto Prabowo ketersediaan arsip merupakan wujud nyata dari transparansi dan akuntabilitas yang menjadi prinsip dari industri jasa keuangan.

“Jadi semua dokumen, semua hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan perusahaan, pelayanan publik, dan kegiatan lainnya itu harus diarsipkan dengan baik. Untuk mengarsipkan ini cara yang paling efisien dan efektif adalah dengan cara digitalisasi,” ucap Anto.

Proses digitalisasi dalam hal mengarsipkan itu dapat mengurangi biaya perusahaan dalam mengelola arsip-arsipnya. Selain itu, penelusuran data-data terkait kegiatan keuangan perusahaan juga dapat ditelusuri dengan mudah dengan adanya konsep pengarsipan secara digital.

“Dengan pengarsipan yang baik, sewaktu-waktu arsip itu dibutuhkan untuk apapun kebutuhannya, lebih mudah dicari. Pengarsipan tertata dengan baik sehingga dilakukan proses kerja yang transparan. Itu penting untuk industri jasa keuangan dan transaksi lainnya. Tanpa transparansi dan akuntabilitas maka kita akan sulit untuk menjaga kepercayaan dari para pemangku kepentingan,” ujar Anto.

Sementara itu, Deputi bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB), Rini Widiyantini menilai pengarsipan yang baik adalah salah satu wujud dari penyelenggaraan birokrasi dan pemerintahan yang baik.

“Pengarsipan yang baik ini adalah salah satu bentuk upaya untuk mendeteksi atau mencegah terjadinya korupsi. Arsip memiliki peran strategis dan harus dikelola dengan baik. Sehingga saat dibutuhkan akan cepat tersedia, lengkap dan akurat,” ujar Rini yang juga menjadi pembicara dalam acara tersebut.

Untuk itu, pemerintah telah mengadakan program Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA). Lewat program ini, seluruh kementerian lembaga diharapkan meningkatkan pengelolaan arsip yang dimiliki.

Senada dengan Anto, Rini menyebutkan proses digitalisasi diperlukan dalam pengelolaan arsip ini. Langkah ini, lanjutnya, guna meningkatkan efisiensi dan menghindari pengeluaran yang tidak perlu.

“Perbaikan tidak cukup dari sistem saja, tapi diperlukan transformasi sumber daya manusia (SDM) yang memiliki etika yang memadai. Peran strategis arsip membuatnya rentan dalam hal keamanan, sehingga mudah dimanipulasi,” imbuh Rini.

Menurut Rini, salah satu tantangan dalam pengelolaan arsip secara digital adalah bagaimana menjaga dan mendeteksi keaslian dan keutuhan arsip elektronik. Sementara itu, menurut OJK, tantangan dalam pengarsipan dokumentasi keuangan secara digital terkait dengan pola pikir manusia dan kesadarannya akan pengarsipan yang lengkap.

“Masalah pola pikir bagaimana arsip ini tidak hanya dipandang sebagai dokumen yang sudah dilaksanakan terus ditinggalkan tapi ini harus di tata usahakan, secara efisien dan efektif sehingga ketika diperlukan mudah dilacak,” ujar Anto.

Selain itu, tantangan lainnya adalah bagaiman konsep digital ini rentan dengan berbagai macam kejahatan siber. Karena itu, diperlukan kerja sama dengan setiap kelembagaan atau instansi yang berwenang, khususnya Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) yang memiliki tugas dan fungsi strategis terkait menangkal ancaman siber.

Dalam hal sinergitas antara OJK dan BSSN, Anto menilai tidak akan terjadi proses tumpang tindih antara BSSN sebagai pengawas kegiatan siber dan OJK sebagai pengawas dari seluruh kegiatan keuangan.

“Justru kita harus bekerja sama, bukan tumpang tindih artinya kita juga harus selalu mendapatkan asistensi dari mereka karena masalah kemanan siber ini juga menjadi bagian penting untuk kita bisa mendigitalisasi semua aspek-aspek didalam, tidak hanya kearsipan, misalnya juga transaksi itu harus ada pengembangan digital,” imbuhnya. (Rizal)

 

Hormat Kami, Semoga Bermanfaat..

Raja Map | Map Raport | Map Ijazah | Map Sertifikat | Sampul Raport | Sampul Ijazah | Sampul Sertifikat | Map Agenda | Tas Seminar